A1 bei Konferenz, Dienstreise und Kundenbesuch im Ausland

Nachdem wir uns als Selbständige im Bereich Online-Marketing nicht nur mit der DSGVO rumschlagen müssen, möchte ich hier meine Kunden, Kollegen und Freunde auf eine weitere bürokratische Finesse aufmerksam machen, die ggf. schnell übersehen wird und teuer werden kann.

Wer als Arbeitnehmer oder Selbständiger an einer Konferenz im Ausland teilnehmen möchte, der sollte unbedingt ein A1-Entsendungsformular mitführen. Jeder, der nicht als Privatmann reist ist dazu verpflichtet. Es drohen sogar hohe Bußgelder.

Sozialversicherungsnachweis bei Konferenzteilnahme - Formular A1

What??? Nein, es ist keine Autobahn und auch kein Scherz. In diesem Fall ist es ein Formular, um den Nachweis zur Sozialversicherung zu beantragen. Das erste Mal bin ich mit diesem Formular in Berührung gekommen, als eine ausländische Hilfskraft zur Pflege meiner Eltern in Deutschland arbeiten wollte. Das A1 ist der Nachweis, dass diese Person im Heimatland sozialversichert ist und somit bei einer Arbeit, Dienstreise, Konferenz im Ausland, nicht unter das dortige Sozialversicherungsgesetz fällt.

Als ich eine Konferenz in Österreich besuchen wollte, wurde ich vom Veranstalter darauf aufmerksam gemacht, dass ich das A1 Formular mitzuführen habe, wenn ich nicht als Privatperson teilnehme. Meine erste Idee war, dass das wohl ein Scherz sein sollte, weil ich ja nicht wirklich dort arbeite, sondern die Konferenz eine Fortbildung war. Ich hätte auch nie gedacht, dass ich so ein Formular benötige, wenn ich Kunden im benachbarten Europäischen Ausland besuche. Aber so ist es, Ihr solltet es mitführen. 

Österreich kontrolliert gerne

2010 hat die EU eine Verordnung (EG) 883/2004 erlassen, die das regelt. In Österreich werden aufgrund des am 1.1.2017 in Kraft getretenen Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetzes, verstärkt Kontrollen durchgeführt. Bei nicht Mitführen des A1 Formulars können Bußgelder von 1000 - 10.000 € aufgerufen werden.

Jeder, der dienstlich/geschäftlich unterwegs ist, sollte sich also um ein A1 kümmern.

Beantragen muss das Formular der Arbeitgeber. Wer Freiberufler oder Selbständig ist, benötigt es ebenfalls und muss es somit auch selber ausfüllen. Anschließend ist das Formular an die Krankenkasse oder den Rentenversicherungsträger zu schicken. Nach einer Bearbeitungszeit von 3-5 Tagen sollte es genehmigt und zugestellt sein. Wenn der Antrag bei Reiseantritt  noch nicht vorliegt, sollte unbedingt den Antrag als Nachweis mitgeführt werden.

Wer also ein Bußgeld auf Dienstreisen und Konferenzen vermeiden möchte, sollte sich mit diesem Thema auseinandersetzen.

Links zum Thema:

Die Techniker Krankenkasse informiert sehr umfassend zum A1.

Antrag A1 für Selbständige als PDF.

Die Seite der Deutschen Rentenversicherung zum Bescheinigungsverfahren A1.

Und noch einmal die Techniker mit dem Beitrag: Ohne A1 mal eben über die Grenze.